As salas de dados virtuais são uma plataforma ideal para o compartilhamento fácil, seguro e sistemático de documentos confidenciais com terceiros para fusões e aquisições, parcerias, financiamento e due diligence de vendas. No entanto, nem todos os espaços de dados virtuais modernos são criados iguais.
Ao adquirir uma data room virtual, certifique-se de que ela oferece não apenas a mais alta funcionalidade, mas também uso intuitivo e instalação rápida. Uma boa sala de dados virtual requer muito pouco treinamento e todos os documentos podem ser baixados em horas, não em dias.
Possibilidades de gerenciamento simples de documentos
O gerenciamento de documentos na sala de dados virtual é um processo extremamente simples. A própria essência das salas de dados virtuais modernas é:
- Gerencie documentos confidenciais de forma eficaz e segura e, ao mesmo tempo, compartilhe-os de forma segura com terceiros;
- Uma boa sala de dados virtual oferece segurança de nível empresarial mesmo em computadores e dispositivos não gerenciados pelo departamento de TI da empresa;
- Esta tecnologia de segurança deve ser aplicada globalmente, independentemente de o documento ser visualizado num dispositivo Windows, Mac ou iOS.
Estrutura de conteúdo e apresentação de dados
Conteúdo do espaço virtual de dados: Um bom VDR deve proporcionar uma apresentação estruturada, atrativa e profissional dos documentos de forma intuitiva e simples para que possam ser visualizados de forma eficiente e rápida em qualquer dispositivo. Procure um VDR que permita organizar seus documentos usando tags em vez de uma estrutura de pastas. Freqüentemente, o mesmo arquivo deve ser armazenado em vários locais em uma organização hierárquica. Isto é particularmente importante durante os processos de due diligence. A estrutura de pastas requer a criação de cópias de arquivos e a organização de todos os documentos. A estrutura de tags permite marcar o mesmo arquivo várias vezes para que o mesmo arquivo apareça em cada local.
Rastreie a atividade do usuário
Monitorar o desempenho da sala de dados virtual é importante. O VDR que você escolher deve fornecer rastreamento no nível da página de quem visualizou o quê, quando e por quanto tempo. Com recursos avançados de rastreamento de atividades do usuário, o VDR não apenas cria a trilha de auditoria abrangente necessária para a conformidade, mas também fornece informações comerciais críticas sobre o processo de revisão de documentos do usuário. Por exemplo, se os seus departamentos de RH e due diligence passam muito tempo investigando reclamações de funcionários, você sabe que tem problemas de responsabilidade e pode resolvê-los o quanto antes. Procure um data room virtual que rastreie endereços IP, ofereça análises flexíveis e permita visualizar as ações do usuário no nível da página.
Infraestrutura em nuvem de data room virtual segura e confiável
A infraestrutura funcional em nuvem do espaço de dados virtual deve fornecer um nível adequado de segurança a todos os participantes nos processos de negócios. Ao escolher uma data room virtual, você deve se fazer algumas perguntas para verificar se os servidores estão localizados em data centers de qualidade e com ótimos provedores de serviços. Certifique-se de que seu provedor de serviços ofereça total segurança e confiabilidade com vários níveis de redundância. Certifique-se de que seus servidores contenham os componentes mais recentes e que a infraestrutura do seu data center, incluindo conexões de rede redundantes, sistemas de energia, sistemas de resfriamento, roteadores e cabeamento, seja projetada para desempenho superior e alta confiabilidade.
A sala de dados virtual deve acelerar a criação e revisão de documentos confidenciais
É importante fazer uma revisão completa dos recursos de data room virtual disponíveis antes de escolher um provedor de serviços de data room virtual. Os prazos de due diligence são frequentemente curtos e a velocidade e a eficiência são críticas. Com o VDR de sua escolha, você pode configurar e gerenciar de forma rápida e fácil seus processos de negócios em um ambiente controlado e seguro.
Integração tecnológica contínua
Ele combina a funcionalidade do espaço de dados virtual. As salas de dados virtuais modernas oferecem agora várias soluções para integração perfeita de salas de dados virtuais nos processos de negócios existentes. O VDR escolhido deve fornecer APIs de serviços da Web flexíveis e seguras que permitem criar, configurar e gerenciar programaticamente espaços de dados virtuais e integrá-los profundamente aos seus processos de negócios atuais. Procure controles integrados e recursos de logon único que permitem aos usuários se conectar a aplicativos da Web seguros existentes com um único clique para iniciar o VDR.
Atendimento impecável e suporte técnico informativo
O suporte para gerenciamento de espaços de dados virtuais é o aspecto mais importante na escolha de um ambiente VDR. Uma boa sala de dados virtual deve ser fácil de configurar e intuitiva de usar, não exigir treinamento especial e fornecer suporte incomparável 24 horas por dia, 7 dias por semana, quando necessário. As salas de dados virtuais podem ser uma ferramenta fundamental para facilitar operações e outras aplicações onde a troca segura de documentos confidenciais é importante.
